Як зареєструвати ФОП: інструкція з відкриття

Фізична особа-підприємець (ФОП) – це популярна форма ведення малого бізнесу в Україні. Реєстрація ФОП дає можливість вести свою діяльність легально й офіційно використовувати найману працю. У цій статті ми покроково розберемо, як відкрити ФОП, які документи підготувати, як вибрати систему оподаткування та вести звітність. Також ви знайдете корисні поради для новачків, які тільки починають свій шлях у підприємництві.

Що таке ФОП і з чого почати

Статус ФОП дає право займатися комерційною діяльністю, платити податки та отримувати дохід на законних підставах. В Україні ФОП є найпоширенішою формою для фрилансу, послуг і роздрібної торгівлі.

Основні переваги ФОП:

• Прозорість фінансових операцій – це запобігає потенційним блокуванням платежів банком чи запитанням щодо джерел доходу. Можливість запропонувати клієнтам способи безготівкових розрахунків, наприклад, торговий або інтернет-еквайринг.
• Захист від проблем із податковою службою – в Україні штраф за ведення незаконної підприємницької діяльності становить щонайменше 17 000 грн, тому краще дотримуватися закону, сплачувати податки та працювати без ризиків.
• Зручність – бізнесмен із таким статусом може наймати працівників, укладати договори, використовувати сучасні платіжні системи та зручно виводити прибуток. 
• Офіційна реєстрація – це дає можливість отримати довідку про доходи для оформлення кредиту, іпотеки чи інших фінансових інструментів. 
• Накопичення трудового стажу – у майбутньому стаж вплине на розмір пенсії.

Стати ФОП може будь-яка особа, яка займається продажем товарів або наданням послуг. Якщо ви систематично отримуєте дохід, який з часом тільки зростає, бо бізнес набирає обертів, то бажано якомога швидше легалізувати свої заробітки.

Необхідні документи для реєстрації ФОП

Для відкриття ФОП потрібно підготувати базовий пакет документів:

• паспорт або ID-картка;
• ідентифікаційний код (ІПН);
• заява про реєстрацію ФОП;
• заява на вибір спрощеної системи оподаткування, якщо ви плануєте працювати на єдиному податку;
• для осіб віком 16–18 років – згода батьків або опікунів, оформлена нотаріально.

Будь-який громадянин, який досягнув 16-річного віку, має право відкрити ФОП в Україні. Сплата податків здійснюється за адресою офіційної реєстрації місця проживання або за пропискою.

Для переселенців з тимчасово окупованих територій України є можливість оформити ФОП за місцем фактичного проживання, а не прописки. Для цього необхідно заздалегідь отримати довідку про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи.

Вибір коду КВЕД

Умови відкриття ФОП обов'язково передбачають вибір кодів КВЕД – класифікатора видів економічної діяльності. Він являє собою систему кодів, які визначають сфери діяльності бізнесу. Їх повний перелік можна знайти на офіційному сайті Держстату. Усі коди розподілені за галузями економіки, що полегшує вибір.

Важливо! Для платників єдиного податку («єдинників») обов’язково потрібно вказати КВЕД і у реєстрі платників єдиного податку.

Отримувати дохід дозволяється лише за зареєстрованими КВЕДами. Якщо підприємець працює поза цими межами, податкова має право скасувати статус платника єдиного податку та донарахувати податкові зобов’язання.

Під час подачі документів на реєстрацію потрібно обрати основний КВЕД. Цей код визначає головний напрям роботи підприємця і вказує, з якої діяльності переважно планується отримання доходу. Основним вважається лише один КВЕД, який зазначений першим у реєстраційних документах.

Перед тим, як оформити ФОП, вам потрібно чітко визначитись з ключовою сферою вашої діяльності, щоб знайти точний варіант серед запропонованих кодів КВЕД. Наведемо приклад. Для інтернет-магазину підійдуть коди 47.91 (роздрібна торгівля) та 63.12 (інтернет-послуги). Якщо ви надаєте консалтингові послуги, використовуйте код 70.22, а для IT-послуг – 62.01.

Звертаємо увагу! Чинне податкове законодавство не забороняє підприємцям вести бізнес у різних сферах одночасно, наприклад, поєднувати торгівлю та надання послуг. Кількість кодів КВЕД, які можна внести до реєстраційних документів, не обмежена.

Однак варто врахувати, що банки можуть негативно відреагувати на велику кількість кодів, які не мають зв’язку між собою, вважаючи це ознакою фіктивної діяльності. У таких випадках підприємцю відмовляють у відкритті рахунку. Також наявність надто різнорідних КВЕД привертає додаткову увагу з боку податкових органів, які повинні перевіряти відповідність діяльності зазначеним кодам.

Та якщо ваш основний код КВЕД з часом став неактуальним, це легко виправити. У майбутньому бізнес може масштабуватися або зовсім змінити напрям, тоді вам знадобиться зазначити інші коди КВЕД. Для цього достатньо подати заяву на зміну реєстраційних даних через ЦНАП або портал «Дія».

Вибір системи оподаткування

Перед тим як зареєструвати ФОП, важливо обрати систему оподаткування. Вона визначає розмір податків, частоту подання звітності та особливості ведення бізнесу. Є дві основні системи: загальна та спрощена.

Загальна система оподаткування підходить для великих бізнесів зі значною кількістю найманих працівників. Сума податку розраховується як відсоток від чистого прибутку, отриманого за звітний період:

1. Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) – 18%.
2. Військовий збір – з 1 січня 2025 року ФОПи на загальній системі зобов'язані сплачувати військовий збір у розмірі 5% від доходу щоквартально.
3. Єдиний соціальний внесок (ЄСВ): 22% від чистого доходу, але не менше мінімального розміру. З 2025 року мінімальний ЄСВ становить 1760 грн на місяць.

Звітування при цьому щорічне. Окрім того, у 2025 році для ФОПів загальної системи передбачено розширені можливості віднесення витрат до складу валових витрат, включаючи витрати на екологічне обладнання та заходи, пов'язані з енергоефективністю.

Спрощена система оподаткування орієнтована на невеликі підприємства. На цій системі підприємці сплачують єдиний податок, який залежить від групи, до якої належить ФОП, і може бути фіксованою сумою або відсотком від загального доходу.

Згідно з оновленнями Податкового кодексу України на 2025 рік:

1. Перша група. Максимальний дохід – 1 336 000 грн. Ставка єдиного податку – до 10% прожиткового мінімуму (303 грн).
2. Друга група. Максимальний дохід – 6 672 000 грн. Ставка єдиного податку – до 20% від мінімальної зарплати (1600 грн).
3. Третя група. Максимальний дохід – 9 336 000 грн. Ставка єдиного податку – 3% від доходу (для платників ПДВ) або 5% від доходу (для неплатників ПДВ).

Військовий збір для ФОПів на спрощеній системі у 2025 році:

• Перша та друга групи: фіксований авансовий внесок у розмірі 800 грн на місяць (10% від мінімальної заробітної плати станом на 2025 рік).
• Третя група: 1% від доходу, сплачується щоквартально.

Ці зміни забезпечують більш прозорі умови для підприємців, але вимагають посиленого контролю за доходами та витратами, щоб залишатися в межах встановлених лімітів.

Критерії вибору групи для ФОП

Тим, хто цікавиться, що потрібно для відкриття ФОП, насамперед радимо правильно обрати групу. Основні критерії, на які варто звернути увагу:

• Розмір діяльності – для малого бізнесу, орієнтованого на роздрібну торгівлю або надання послуг населенню, оптимальним вибором буде 1 група. Для середніх і великих підприємств краще підійде 3 група, яка дає змогу працювати без обмежень у масштабах.
• Очікуваний дохід – якщо ваш прогнозований дохід становить до 500 000 грн на місяць, варто розглянути 2 групу, адже вона забезпечує оптимальне оподаткування для цієї категорії доходів. У разі, якщо прибуток перевищує цю межу, більш вигідною буде 3 ФОП група.
• Можливість розширення бізнесу – коли ви плануєте масштабувати діяльність у майбутньому, найкращим варіантом є 3 група, яка дає підприємцю максимум свободи в роботі з різними клієнтами та у збільшенні обсягів діяльності.

Обираючи групу, проаналізуйте потреби та перспективи вашого бізнесу, щоб система оподаткування відповідала вашим планам розвитку.

Способи реєстрації ФОП

Оформлення ФОП відбувається одним із кількох способів:

• Через портал «Дія» – це зручний онлайн-варіант, що займає мінімум часу.
• Через ЦНАП – підійде для тих, хто віддає перевагу класичному особистому зверненню.
• Через представника – юрист чи нотаріус можуть зробити все за вас, але за додаткову плату.

Закрити ФОП можна у такий же спосіб, платити додатково не потрібно. Достатньо декількох хвилин, і, якщо ваш бізнес не має боргів, він закриється автоматично одразу після подання відповідної заявки.

Як оформити ФОП онлайн

Реєстрація онлайн – найзручніший і найшвидший спосіб, який займає 10–15 хвилин. Відкриття ФОП покроково відбувається наступним чином:

1. Авторизуйтесь на порталі «Дія» через BankID або електронний підпис (ЕЦП).
2. У розділі «Послуги» виберіть «Реєстрація ФОП».
3. Заповніть анкету, вказавши основні дані: КВЕД, систему оподаткування, контактну інформацію.
4. Підпишіть заяву електронним підписом.
5. Чекайте повідомлення про успішну реєстрацію.

Зазвичай заявка обробляється протягом 24 годин. Та інколи достатньо декількох годин.

Як зареєструвати ФОП через ЦНАП

Реєстрація у ЦНАП відбувається за місцем реєстрації у термін 24 години, але лише у робочі дні. Порядок відкриття ФОП через ЦНАП передбачає такі кроки:

1. Підготуйте пакет документів (паспорт, ІПН, заяву).
2. Зверніться до найближчого ЦНАПу.
3. Подайте документи державному реєстратору.

Вже через 1–3 дні ви отримаєте виписку з ЄДР, яка свідчить про офіційний статус підприємця.

Реєстрація через представника

Реєстрація ФОП з допомогою юристів-підрядників – це швидкий і зручний спосіб розпочати бізнес без зайвої бюрократії. Юристи готують документи, подають заяву до держорганів, допомагають обрати КВЕД і систему оподаткування. Вам потрібно лише надати дані й довіреність.

Цей підхід мінімізує ризик помилок і заощаджує час. Однак важливо обирати перевірених підрядників, щоб уникнути шахрайства й дотримуватись чинного законодавства України.

Відкриття банківського рахунку для ФОП

Новостворена фізична особа-підприємець має обов’язково відкрити рахунок, який потрібен для безготівкових транзакцій. Для цього знадобляться лише три документи:

• Паспорт.
• ІПН.
• Виписка з ЄДР.

Далі треба обрати банк. Саме це є важливим кроком, який впливає на зручність розрахункових операцій. Щоб зробити правильний вибір, врахуйте такі моменти:

• Тарифні пакети – порівняйте вартість обслуговування рахунку, комісію за перекази, зняття коштів та інші послуги.
• Онлайн-банкінг – переконайтеся, що банк пропонує зручний інтернет-банкінг для швидких операцій і підключення еквайрингу.
• Додаткові сервіси – деякі банки пропонують інтеграцію з РРО/ПРРО, автоматизацію звітності чи вигідні умови для кредитування.

Обираючи банк, порівняйте пропозиції кількох установ, щоб знайти оптимальний баланс між вартістю обслуговування та необхідними послугами.

Особливості ведення обліку для ФОП

Раніше для здійснення діяльності ФОП зобов’язаний був придбати книгу обліку доходів і витрат та зареєструвати у державній податковій службі. Однак, у зв’язку з активною цифровізацією України та впровадженням сучасних IT-рішень, законодавці внесли зміни до цих норм.

Важливо! З 1 січня 2021 року обов’язковість ведення книги обліку доходів було скасовано, що також усунуло потребу в її реєстрації.

Тепер підприємці 1, 2 та 3 груп, які працюють на спрощеній системі оподаткування без сплати ПДВ, можуть вести облік у довільній формі як у паперовому, так і в електронному вигляді, фіксуючи доходи за кожен місяць. Платники ПДВ 3 групи також можуть вести облік у подібний спосіб, але з урахуванням як доходів, так і витрат за місяць.

Важливо! Ефективно вести звітність і документообіг допомагають спеціальні онлайн-сервіси на кшталт «Вчасно» або «Сота».

Як стати на облік у податковій

Після створення ФОП автоматично заноситься до бази даних податкової служби. Однією з головних переваг спрощеної системи оподаткування є легкість ведення звітності. Якщо ФОП не є платником ПДВ, йому необхідно подавати лише два звіти: декларацію про доходи та звіт по ЄСВ. Це можна зробити самостійно через електронний кабінет платника податків або за допомогою сервісу Taxer, який автоматизує процес подачі звітів.

Для підприємців 3 групи, які є платниками ПДВ, існують додаткові вимоги. Вони мають включати податок на додану вартість у вартість товарів чи послуг, а також створювати податкові накладні для кожної торгової операції. Щомісяця їм необхідно подавати декларацію з ПДВ виключно в електронному вигляді. Сплата ПДВ здійснюється протягом 10 календарних днів після кінцевого терміну подання декларації.

Розмір ЄСВ не залежить від отриманого доходу і визначається як 22% від мінімальної заробітної плати. З 1 січня 2025 року він становить 1760 грн на місяць. Оскільки мінімальна заробітна плата зазвичай індексується, сума ЄСВ також періодично зростає. Водночас ФОП може добровільно сплачувати більше, щоб у майбутньому отримувати вищу пенсію.

Поради для нових підприємців

Ми детально розглянули, що потрібно для оформлення ФОП. Та для більш зручного ведення бізнесу надамо ще декілька корисних рекомендацій:

• Отримайте консультацію експерта. Юрист чи бухгалтер допоможуть вам обрати правильний КВЕД, систему оподаткування та уникнути помилок під час реєстрації.
• Автоматизуйте облік. Використовуйте сервіси для подачі звітності. Це значно зекономить ваш час.
• Регулярно перевіряйте зміни в законодавстві. Правила для ФОП можуть змінюватися, тому варто бути в курсі актуальних норм.
• Слідкуйте за податковим календарем. Дотримання строків подачі звітів і сплати податків – обов’язкове для уникнення штрафів.
• Обирайте банк уважно. Порівняйте тарифи, послуги та зручність інтернет-банкінгу перед відкриттям рахунку.

Тепер ви знаєте, як відкрити приватного підприємця. Сподіваємося, ви зможете успішно вести бізнес і допомагати економіці нашій країні. Залишилося тільки зробити перший крок назустріч мрії.