Програмний реєстратор (ПРРО) для бізнесу: що це та як правильно його використовувати

В епоху цифрової трансформації бізнес не може залишатися осторонь. Серед ключових інструментів, що допомагають підприємцям йти в ногу з часом, є програмні реєстратори розрахункових операцій.

У цій статті з’ясуємо, що таке програмний РРО, кому потрібен ПРРО, як його зареєструвати та використовувати.

Що таке ПРРО та чому він потрібен для бізнесу

Програмний реєстратор розрахункових операцій – ПРРО – це програмне забезпечення, яке виконує функції фізичного касового апарата. ПРРО запроваджено з 1 серпня 2020 року. Встановлюється на будь-який зручний для власника бізнесу пристрій — смартфон, планшет або комп’ютер. Тому його часто називають онлайн-касою. Покупцеві видається електронний чек: надсилається на електронну пошту, в месенджери тощо. Окрім ПРРО, підприємцями ще використовується РРО – реєстратор розрахункових операцій. Це класичні касові апарати, які працюють в автономному режимі або через підключення до основної бази даних. Касові чеки споживачі отримують у паперовому вигляді.

Апаратні реєстратори – важливий інструмент для сучасного бізнесу. Вони мають на меті спростити процес фіскалізації розрахунків, зробити його доступнішим і зручнішим для підприємців. Використання ПРРО дає змогу відмовитися від громіздких і дорогих апаратних РРО, обравши гнучкіше рішення.

ПРРО vs РРО: основні відмінності реєстраторів

Між ПРРО та РРО різниця полягає в тому, що ПРРО є програмним рішенням, а РРО – апаратним. І саме це характеризує їхні основні переваги та недоліки.

Порівняння програмного та апаратного реєстраторів:

Кому потрібен ПРРО: обов’язкова реєстрація для бізнесу й ФОП

Основним документом, який регулює використання ПРРО, є Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Згідно з чинним законодавством, використання ПРРО є обов’язковим для більшості підприємців. Це стосується як юридичних осіб, так і ФОП. Орієнтовний перелік суб’єктів, на яких розповсюджується вимога обов’язкового використання ПРРО:

• ФОП 2, 3 та 4 груп (існують винятки);
• ФОП і юридичні особи, які перебувають на загальній системі оподаткування;
• ФОП, які використовують готівковий розрахунок для отримання виторгу, окрім ФОП 1 групи;
• власники онлайн-бізнесу, що отримують готівку за товар через кур’єра або від поштового оператора.

Підприємці можуть використовувати реєстратор для:

• роздрібної торгівлі товарами (виняток – алкогольні напої та тютюнові вироби);
• роздрібної торгівлі алкогольними напоями та тютюновими виробами, якщо обсяг реалізації не перевищує 1 мільйон гривень на місяць;
• надання послуг населенню.

Також ПРРО для ФОП є обов’язковим для таких платежів:

• офлайн-еквайринг – оплата платіжною карткою через POS-термінал;
• еквайринг на сайті – онлайн-оплата через технологію платіжних шлюзів, наприклад LiqPay, EasyPay тощо;
• оплата шляхом сканування QR-коду, коли його реквізити спрямовують на сторінку еквайрингу для обробки транзакції;
• оплата на ключ-карту в банках, коли не відбувається автоматичного переадресування на реквізити IBAN;
• оплата товару, придбаного в кредит або розстрочку.

Однак, існують винятки, коли використання ПРРО не є обов’язковим. Наприклад, можна проводити операції без ПРРО для ФОП 1 групи спрощеної системи оподаткування, якщо вони не здійснюють продаж підакцизних товарів. Також не потрібен ПРРО для таких категорій підприємців:

• які приймають безготівкові платежі на рахунок ФОП за реквізитами IBAN;
• які отримують оплату за товар після його доставлення замовнику через Укрпошту, в межах чинного договору з компанією;
• які здійснюють надання послуг та отримання оплати виключно за допомогою онлайн-платформ, без наявності фактичного місця розрахунку;
• які провадять виключно стаціонарну торгову діяльність у сільській місцевості в приміщеннях, де не здійснюється реалізація підакцизних товарів, з дотриманням обмежень обороту на підрозділ 167 мінімальних заробітних плат. Водночас є обов’язковим ведення ними розрахункової книги (РК) та КОРО;
• які в сільській місцевості займаються ремонтними роботами, приготуванням їжі та іншими господарсько-побутовими роботами без використання праці найманих працівників. У цьому випадку також є обов’язковим ведення РК та КОРО.

До речі, якщо ви ФОП-початківець і тільки-но відкрили власний бізнес, вам стануть у пригоді матеріали про те, як відкрити рахунок ФОП у ПриватБанку або рахунок ФОП у Монобанку. Скориставшись нашими порадами, ви з легкістю зможете подолати цей крок.

Вимоги до реєстрації ПРРО можуть відрізнятися залежно від типу бізнесу та системи оподаткування. Однак, загалом, реєстрація ПРРО передбачає:

• наявність електронного підпису: кваліфікованого (КЕП) або удосконаленого (УЕП);
• інсталяцію програмного забезпечення ПРРО на пристрій;
• реєстрацію ПРРО в ДПС.

Звертаємо увагу! 7 листопада 2018 року набув чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги», відповідно до якого замість терміну «електронний цифровий підпис» (ЕЦП) використовується «кваліфікований електронний підпис» (КЕП).

Як користуватися ПРРО: основні функції та налаштування апарату

Розгляньмо детально, як користуватися ПРРО – від моменту, як зареєструвати ПРРО, до безпосередньо проведення розрахункових операцій.

Висновок

Ми розказали вам все про ПРРО: в чому їхня відмінність від РРО, яка процедура реєстрації та налаштування. Звернули увагу на те, кому потрібно обов’язково використовувати апаратні реєстратори. Тож впевнені – скориставшись нашими порадами, ви легко пройдете процедуру реєстрації й налаштування ПРРО та ефективно застосовуватимете цей інструмент для фіскалізації розрахунків у своїй діяльності.